🟡3 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διεργασιών
3.1 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης
Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης ή ΠΣΔ (MIS) είναι μια κατηγορία λογισμικών ή Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων που εξυπηρετούν όλες εκείνες τις λειτουργίες που αφορούν τη διοίκηση μιας Επιχείρησης ή ενός Οργανισμού. Οι πιο συνήθεις λειτουργίες αυτών των συστημάτων είναι η οργάνωση, ο προγραμματισμός, ο συντονισμός και ο έλεγχος των διαφόρων τμημάτων, η λήψη αποφάσεων η εποπτεία του προϋπολογισμού κ.α.
- Στρατηγικό Επίπεδο: το «Γιατί» και το «Πότε;»
- Διοικητικό Επίπεδο: το «Που» και το «Πώς;»
- Εκτελεστικό Επίπεδο: το «Τι;»
💪🏻Δραστηριότητα 🗣️
Πιστεύετε ότι ο γνωστός ιστότοπος skroutz.gr αποτελεί παράδειγμα ενός πληροφοριακού συστήματος;
🗃📝 Τράπεζα Θεμάτων 🗃📝
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.2 Συστήματα Διαχείρισης Πόρων – ERP
- Τα Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ή ΣΔΕΠ (Enterprise Resource Planning – ERPs) είναι λογισμικά διαχείρισης και δημιουργίας πλάνων αξιοποίησης των διαθέσιμων πόρων μιας επιχείρησης.
- Επιτρέπουν σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό μέσα από ένα ολοκληρωμένο σύστημα να διαχειρίζεται τις δραστηριότητές του, να ελέγχει τις αποθήκες και τις παραγγελίες, να διαχειρίζεται θέματα ανθρώπινου δυναμικού και να αυτοματοποιεί όλες τις εργασίες γραφείου. Επίσης οι επιχειρήσεις μέσω τέτοιων συστημάτων μπορούν και παρακολουθούν το νομικό πλαίσιο, το λογιστήριο και γενικότερα τα οικονομικά. Επιπλέον, σε πολλές περιπτώσεις έχουν τη δυνατότητα να κάνουν και προβλέψεις.
- Στο βασικό πυρήνα ενός ERP περιλαμβάνονται λειτουργίες για τα οικονομικά, τις αγορές, τις πωλήσεις, τις αποθήκες και τις αναφορές. Εκτός αυτών, στο βασικό πυρήνα περιλαμβάνονται και η διαχείριση αξιόγραφων και οι τιμοκατάλογοι με πρόβλεψη για πολιτική εκπτώσεων και ανατιμήσεων.
- Σημαντική λειτουργία η οποία περιλαμβάνεται σε ένα ERP είναι η παραγωγή και η κοστολόγηση.
💪🏻Δραστηριότητα🖱️
Πλοηγηθείτε στον ιστότοπο Μegasoft και δείτε ποιο προϊόν θα επιλέγατε από αυτά που προσφέρει σε περίπτωση που θέλατε να «στήσετε» ένα ERP για ένα Mini Market.
📝🔗 Ερωτηματολόγιο 📝🔗
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.3 Συστήματα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας – SCM
Με τον όρο Εφοδιαστική Αλυσίδα ή ΕΑ (Supply Chain) εννοούμε την ροή υλικών, πληροφοριών και υπηρεσιών από τους προμηθευτές πρώτων υλών μέσα από τα εργοστάσια και τις αποθήκες, στους τελικούς πελάτες.
- Διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management - SCM) καλείται ο σχεδιασμός, η οργάνωση, και ο συντονισμός όλων των δραστηριοτήτων της Εφοδιαστικής Αλυσίδας.
- Τα Συστήματα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι λογισμικό που περιλαμβάνει εργαλεία ή ενότητες που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεση των συναλλαγών της εφοδιαστικής αλυσίδας, τη διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές και τον έλεγχο που συνδέεται με τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Ουσιαστικά, οι εφοδιαστικές αλυσίδες είναι στην πραγματικότητα δίκτυα. Τα δίκτυα αυτά αποτελούνται από συνδεδεμένες και αλληλοεξαρτώμενες οργανώσεις που λειτουργούν από κοινού σε ένα κλίμα συνεργασίας, για να ελέγξουν, να διευθύνουν και να βελτιώσουν την ροή των υλικών και των πληροφοριών από τους προμηθευτές στους τελικούς χρήστες
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.4 Συστήματα Διαχείρισης σχέσεων με Πελάτες – CRM
Τα συστήματα ΔΠΣ (CRM) είναι αυτό που κυριολεκτικά δηλώνει το όνομα τους: Πληροφοριακά Συστήματα μέσω των οποίων μια επιχείρηση κατανοεί και εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες και τις προτιμήσεις ενός παλαιού ή ενός μελλοντικού πελάτη της.
- Οι τεχνολογίες που υποστηρίζουν τη φιλοσοφία CRM περιγράφονται από τον όρο Συστήματα Διαχείρισης Σχέσεων με Πελάτες - CRM Systems. Αποτελούν εξέλιξη του παραδοσιακού μάρκετινγκ και των πωλήσεων με σκοπό να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να αντεπεξέλθουν στις ραγδαίες αλλαγές που συμβαίνουν παγκόσμια σε οικονομικό και επιχειρησιακό επίπεδο.
- Πολλές φορές το Σύστημα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM System) αποτελεί κομμάτι του Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) της επιχείρησης.
Στόχοι Συστήματος CRM
Στόχοι ενός συστήματος ΔΠΣ (CRM) είναι:
● η πλήρης και σε βάθος κατανόηση των αναγκών και των επιθυμιών των πελατών
● η προσέλκυση νέων πελατών µέσω της προσαρμογής των υπηρεσιών της επιχείρησης στις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη
● η βελτίωση του ποσοστού διατήρησης των πελατών µέσω της διαρκούς και αμφίδρομης επικοινωνίας και της αυξημένης αλληλεπίδρασης των πελατών µε την επιχείρηση.
● η εμπλοκή των ήδη υπαρχόντων πελατών σε περισσότερο κερδοφόρες για την επιχείρηση δραστηριότητες
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.5 Συστήματα Διαχείρισης Παραγωγής - MRP
Τα Συστήματα Διαχείρισης Παραγωγής ή αλλιώς Συστήματα Προγραμματισμού Απαιτήσεων Υλικών (Material Requirements Planning - MRP) είναι επιφορτισμένα με τη διαχείριση των αποθεμάτων των υλικών, των εξαρτημάτων (και των ενδιαμέσων προϊόντων της αλυσίδας παραγωγής) και κατ’ επέκταση με ένα ιδιαίτερα σημαντικό κομμάτι του προγραμματισμού της παραγωγής (production planning).
Επειδή πολύ συχνά συγχέονται τα όρια των συστημάτων ERP και MRP θα πρέπει να αναφέρουμε ότι οι περισσότερες από τις λειτουργίες ενός Συστήματος Διαχείρισης Παραγωγής (MRP) είναι δυνατόν να υλοποιηθούν από ένα σύστημα Ενδοεπιχειρησιακού Σχεδιασμού - ERP. Αυτό που διαφοροποιεί ουσιαστικά ένα σύστημα MRP είναι η μεγαλύτερη ευελιξία και ο λεπτομερέστερος έλεγχος της παραγωγικής διαδικασίας.
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.6 Συστήματα διαχείρισης πωλήσεων και αγορών
- Στα σύγχρονα ERP συστήματα, η διαχείριση πωλήσεων και αγορών είναι ένα μέρος του συνόλου και διασυνδέεται και με όλα τα υπόλοιπα υποσυστήματα.
- Σε γενικές γραμμές ένα σύστημα διαχείρισης πωλήσεων και αγορών πρέπει να περιλαμβάνει κωδικοποίηση και κατηγοριοποίηση αγαθών, πελατών, πωλητών και προμηθευτών.
- Επίσης πρέπει να περιλαμβάνει ιστορικό παρακολούθησης παραγγελίας, υποστήριξη διαδικασιών επιλεκτικής ακύρωσης παραγγελίας, έγκριση αποστολής, ακόμη και διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου και σύστημα πρόβλεψης πωλήσεων και αγορών.
- Σε μερικές περιπτώσεις υπάρχει και σύστημα παρακολούθησης προσφορών. Επίσης πρέπει να υποστηρίζεται η έκδοση παραστατικών.
Δραστηριότητα 🖱️
Πλοηγηθείτε στον ιστότοπο της ελληνικής εταιρίες → https://www.tesae.gr ← η οποία αναπτύσσει Πληροφοριακά Συστήματα ERP, CRM κλπ και ελέγξτε τα χαρακτηριστικά (features) ενός Συστήματος Διαχείρισης Πωλήσεων και Αγορών που προσφέρει.
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.7 Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης
Επιχειρηματική Γνώση
Η Επιχειρηματική (εταιρική) Γνώση περιλαμβάνει τις ικανότητες και εμπειρίες των στελεχών της εταιρίας, τις δυνατότητες καινοτομίας και δημιουργικότητας, τις βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές, τις πατέντες, τη γνώση που η επιχείρηση έχει συσσωρεύσει για την αγορά και τους πελάτες της, καθώς και τη γνώση για τους ανταγωνιστές της (Μένζας, 2001).
Διαχείριση Γνώσης (ΔΓ)
Η Διαχείριση Γνώσης (ΔΓ) περιλαμβάνει μια σειρά από στρατηγικές και πρακτικές που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό, την καταγραφή, την οργάνωση, την αξιολόγηση, την αξιοποίηση και τον διαμοιρασμό του «νοητικού κεφαλαίου» (γνώσης) μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού με στόχο τη βελτίωση της απόδοσης και της ανταγωνιστικότητας τους.
Η Διαχείριση της Γνώσης είναι αποτέλεσμα της συμπληρωματικής αλληλεπίδρασης μεταξύ τριών βασικών στοιχείων:
- Ανθρώπινο Δυναμικό: η γνώση βασίζεται στους ανθρώπους μιας και αυτοί αποτελούν βάση για τη δημιουργία γνώσης.
- Τεχνολογία: Αξιόπιστη τεχνολογική υποδομή για την υποστήριξη της Διαχείρισης Γνώσης
- Διαδικασίες: πρόκειται για τις διαδικασίες και λειτουργίες μέσω των οποίων πραγματοποιείται η συλλογή, επιλογή, μεταφορά και διαχείριση της γνώσης σε μια επιχείρηση / οργανισμό
Μάλιστα τα τρία παραπάνω στοιχεία δεν είναι μόνο αναγκαία αλλά και συμπληρωματικά μεταξύ τους, όσον αφορά στη Διαχείριση Γνώσης, μιας και όπως φαίνεται στο σχήμα που ακολουθεί, επικαλύπτονται εν μέρει.
Κατηγορίες Συστημάτων Διαχείρισης Γνώσης
Οι Laudon & Laudon (2002) κατέταξαν τα σημαντικότερα πληροφοριακά συστήματα που διευκολύνουν τις βασικές διεργασίες διαχείρισης της γνώσης στις εξής κατηγορίες:
Λειτουργίες Συστημάτων Διαχείρισης Γνώσης (ΣΔΓ)
Τα συστήματα διαχείρισης γνώσης επιτελούν τις παρακάτω λειτουργίες:
● συσσώρευση περιεχομένου τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές πηγές
● ομαδοποίηση του περιεχομένου με τη χρήση ταξινομιών
● πραγματοποίηση αναζητήσεων
● εύκολο και αποτελεσματικό εντοπισμό γνώσης
● δυνατότητα δημιουργίας αναφορών
💪🏻Δραστηριότητα 🖱️
Πλοηγηθείτε στους ακόλουθους καταλόγους ψηφιακών εταιριών-εργαλείων που προσφέρουν υπηρεσίες (SaaS) και βρείτε εργαλεία σχετικά με τα ΣΔΓ.
Σκοποί Συστήματος Διαχείρισης Γνώσης
Σκοπός ενός Συστήματος Διαχείρισης Γνώσης είναι:
● η βελτίωση της απόδοσης της επιχείρησης
● η δημιουργία συγκριτικού πλεονεκτήματος για την επιχείρηση
● η προαγωγή της καινοτομίας
● ο διαμοιρασμός / διάχυση της γνώσης μέσα στης επιχείρηση
● η αποδοτικότερη ενσωμάτωση της γνώσης
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.8 Γεωγραφικά Συστήματα Πληροφοριών - GIS
Τα Γεωγραφικά Συστήματα Πληροφορικών ή ΓΠΣ (GIS) είναι ψηφιακά συστήματα, τα οποία μπορούν να ενσωματώσουν, να αναλύσουν και να παρουσιάσουν πληροφορίες γεωγραφικά συσχετισμένες.
Παραδείγματα
- οι οργανισμοί/εταιρίες μπορούν να έχουν πλήρη εικόνα των παραγγελιών τους, μπορούν να δίνουν τη δυνατότητα στους πελάτες τους να γνωρίζουν σε πιο σημείο βρίσκεται η παραγγελία τους
- ένας οργανισμός που ασχολείται με την καταγραφή των κοιτασμάτων νερού μιας αγροτικής ή μιας αστικής περιοχής χρησιμοποιεί τέτοια συστήματα για να μπορεί να προτείνει με ακρίβεια τα σημεία γεώτρησης ή τα σημεία διασύνδεσης ποτιστικών συστημάτων.
💪🏻Δραστηριότητα 🖱️🚕
Πλοηγηθείτε στον ιστότοπο της εταιρίας https://www.taxiplon.gr η οποία έχει αναπτύξει Γεωγραφικό Σύστημα Πληροφοριών για να μπορεί να εξυπηρετήσει τους πελάτες της.
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
Hints: SVG vs. Raster
3.9 Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού- HRM
Ως Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού (Human Resources Management – HRM) ορίζεται το σύνολο των καλά σχεδιασμένων και πλήρως ελεγχόμενων δράσεων και ενεργειών μιας επιχείρησης για την οικοδόμηση και διατήρηση της σχέσης μεταξύ των εργαζόμενων και της επιχείρησης, που αποσκοπεί στην κάλυψη τόσο των στόχων της επιχείρησης όσο και προσδοκιών / αναγκών των εργαζομένων της. Όπως περιγράφεται στο σχήμα που ακολουθεί, οι HRM δράσεις που αναπτύσσει μια επιχείρηση / οργανισμός και συνθέτουν την HR στρατηγική της / του περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων, δράσεις επιλογής υποψηφίων, στρατολόγησης, ανάπτυξης και αξιοποίησης ταλέντων, εκπαίδευσης, αξιολόγησης, επιβράβευσης και αμοιβών, διαχείρισης της απώλειας εργαζομένων κ.ά.
Συνεπώς ο όρος «Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού» δεν περιγράφει µόνο το συντονισμό του ανθρώπινου δυναμικού αλλά αφορά στην αποδοτική συνδιαλλαγή μεταξύ επιχείρησης και εργαζομένων στοχεύοντας στην επίτευξη των συμφερόντων και των δύο παράλληλα (Storey, 1992).
Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού ορίζεται ως ένα σύνολο ενεργειών, στρατηγικών (π.χ. προγραμματισμός ανθρωπίνων πόρων, σχεδιασμός συστημάτων αμοιβής) αλλά και λειτουργιών (π.χ. επιλογή υποψηφίων, εκπαίδευση κ.α.) που πρέπει να γίνουν για να μπορέσει η επιχείρηση να αποκτήσει, διατηρήσει και αξιοποιήσει ικανούς εργαζόμενους που θα εκτελούν επιτυχώς και µε παραγωγικό τρόπο το έργο τους (Storey, 1992).
Ένα Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ή ΣΔΑΔ (Human Resources Management System - HRMS ή Human Resources Information System - HRIS) υλοποιεί τη στρατηγική Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού μιας εταιρίας / οργανισμού χρησιμοποιώντας Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών.
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.10 Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων
Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων ή ΣΥΑ (στα αγγλικά Decision Support Systems ή DSS) υποστηρίζουν τα στελέχη, που έχουν ως αρμοδιότητα να λαμβάνουν αποφάσεις. Ο ρόλος τους είναι καθαρά συμβουλευτικός και ένα άτομο που λαμβάνει αποφάσεις πρέπει να επιστρατεύσει και τη δική του γνώση και εμπειρία, για να λάβει μια απόφαση. Αυτό σημαίνει ότι τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων δεν παρέχουν μια έτοιμη λύση σε ένα πρόβλημα λήψης απόφασης, αλλά εφοδιάζουν τους ενδιαφερόμενους να πάρουν αποφάσεις με ποικίλες πληροφορίες.
Ένα ΣΥΑ αποτελείται θεωρητικά από τρία υποσυστήματα για:
- Διαχείριση δεδομένων
- Διαχείριση μοντέλων ανάλυσης για τη λήψη αποφάσεων
- Εποπτεία της επικοινωνίας ανθρώπου- μηχανής
Το πρώτο υποσύστημα στηρίζεται σε διαθέσιμες για την επιχείρηση ή τον οργανισμό βάσεις δεδομένων, τα στοιχεία των οποίων συλλέγονται κυρίως από τα διάφορα συστήματα συναλλαγών της. Για να έχει επιτυχία ένα ΣΥΑ, θα πρέπει εκτός των άλλων να λαμβάνει στοιχεία από βάσεις δεδομένων που εξασφαλίζουν συνοχή και επικαιρότητα των δεδομένων. Το υποσύστημα διαχείρισης μοντέλων επιτρέπει στους χρήστες ενός ΣΥΑ να χρησιμοποιήσουν πρότυπα ανάλυσης, προκειμένου να εξερευνήσουν την επίδραση διαφόρων παραγόντων σε κάποια προσδοκώμενα αποτελέσματα. Η εργασία αυτή αναφέρεται και ως δημιουργία εναλλακτικών σεναρίων. Υπάρχουν πρότυπα για ποσοτική ανάλυση, στατιστική επεξεργασία, προσομοίωση καταστάσεων, διασπορά πιθανοτήτων, γραμμικό προγραμματισμό αλλά και διάφορα μοντέλα βελτιστοποίησης. Δύο δημοφιλή πρότυπα είναι η "what-if" ανάλυση και η αναζήτηση στόχου. Τα πρότυπα αυτά βρίσκονται πλέον ενσωματωμένα και στις διάφορες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων.
Τα ΣΥΑ ασχολούνται εξ ορισμού με προβλήματα, για την λύση των οποίων ο επιλύων σε κάποια έκταση, όχι όμως πλήρως, έχει καθορίσει μια κατάλληλη μέθοδο ή στρατηγική.
Ανάλογα με τον τρόπο που προκύπτουν οι αποφάσεις, τα συστήματα αυτά κατατάσσονται σε κατηγορίες, από τα απλά για την ανάκτηση δεδομένων έως και τα πλέον εξελιγμένα, που βασίζονται σε πολύπλοκα μοντέλα ανάλυσης.
Τυπικά παραδείγματα επιχειρηματικών δράσεων όπου χρησιμοποιούνται ΣΥΑ είναι οι:
- επενδυτικές αποφάσεις
- προβλέψεις πωλήσεων και αγορών νέων προϊόντων
- προγραμματισμός παραγωγής
- σχεδιασμός πολιτικής μάρκετινγκ
- σχεδιασμός συστημάτων διανομής προϊόντων
- προγραμματισμός προσωπικού
Όπως γίνεται κατανοητό, τα ΣΥΑ στηρίζονται αφενός στην εξόρυξη δεδομένων αφετέρου στη πολυδιάστατη ανάλυση δεδομένων προκειμένου να διευκολύνουν τα στελέχη μιας επιχείρησης ή οργανισμού να λάβουν αποφάσεις σε διάφορα θέματα. Αρκετοί ερευνητές αποκαλούν τη διεργασία αυτή ως παραγωγή επιχειρηματικής ευφυΐας (business intelligence creation). Περισσότερες λεπτομέρειες για την συγκεκριμένη διεργασία δίνονται στο επόμενο Κεφάλαιο.
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗
3.11 Ολοκλήρωση συστημάτων επιχειρησιακών διεργασιών
Με τον όρο «Ολοκλήρωση συστημάτων» εννοούμε δημιουργία Πληροφοριακών Συστημάτων τα οποία ενσωματώνουν και περιλαμβάνουν το σύνολο των λειτουργιών που είναι απαραίτητες ώστε να υπάρχει πλήρης και ενιαία διαχείριση όλων των λειτουργιών και των απαιτήσεων που έχει μια Επιχείρηση ή ένας Οργανισμός.
Τα Πληροφοριακά Συστήματα μιας επιχείρησης ή οργανισμού διαφέρουν στο βαθμό ολοκλήρωσής τους (π.χ., τα υποσυστήματα του μάρκετινγκ είναι συνήθως λιγότερο "ολοκληρωμένα" μεταξύ τους από τα υποσυστήματα οικονομικών λειτουργιών). Η ολοκλήρωση ή ενοποίηση των ΠΣ στηρίζεται στην εξής απλή αρχή: κάθε στοιχείο /δεδομένο που εισέρχεται στο ΠΣΔ αποθηκεύεται μόνο μία φορά και είναι διαθέσιμο για όλα τα υποσυστήματα, κάθε δε ενημέρωση του στοιχείου αυτού αυτόματα το ενημερώνει για όλες τις χρήσεις σε όλα τα υποσυστήματα.
Η επικρατούσα τάση στην ανάπτυξη ΠΣ για επιχειρήσεις και οργανισμούς θέλει τις εταιρείες λογισμικού να επιδιώκουν τη σχεδίαση και ανάπτυξη “ολοκληρωμένων” πληροφοριακών συστημάτων. Τέτοιου είδους συστήματα κατηγοριοποιούνται πλέον ως ERP και είναι διαθέσιμα για διαδικτυακή χρήση.
Παράδειγμα επιχείρησης με ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα
Για να γίνει πλήρως κατανοητή η ανάγκη ύπαρξης ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων παρακάτω παρουσιάζεται ένα παράδειγμα μιας επιχείρησης όπου η μετεξέλιξης των πληροφοριακών συστημάτων της συμβαδίζει με την αύξηση του μεγέθους, την μεταβολή της επιχειρησιακής δομής της και την άνθιση των εργασιών αυτής. Όπως φαίνεται, η επιχείρηση ξεκίνησε με λίγες ανάγκες και με το πέρασμα των ετών απόκτησε την ανάγκη ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων, δηλαδή ενός αποκαλούμενου ERP.
Έστω μια επιχείρηση πώλησης ηλεκτρονικών υπολογιστών, η οποία τα πρώτα χρόνια λειτουργίας της είχε ένα σημείο πώλησης (ένα κατάστημα λιανικής), είχε μια αποθήκη, μερικούς προμηθευτές και αρκετούς πελάτες λόγω του γεγονότος ότι ήταν σε μια σχετικά κεντρική περιοχή της Καλαμαριάς. Είχε παραγγείλει από έναν ιδιώτη προγραμματιστή δύο μικρά πληροφοριακά συστήματα τα οποία ο προγραμματιστής ανέπτυξε αποσπασματικά με διαφορά δύο ετών. Η επιχείρηση επίλεξε αυτή τη λύση μεταξύ άλλων επειδή ήταν καλή και φθηνή. Τα προγράμματα αυτά ήταν μια αποθήκη και ένα πελατολόγιο. Επίσης η επιχείρηση αγόρασε από το εμπόριο ένα γνωστό λογισμικό για τη διαχείριση του λογιστηρίου της. Προφανώς τα συστήματα αυτά ήταν εντελώς ξεχωριστά, αποσπασματικά και δεν διασυνδέονταν οι βάσεις δεδομένων τους. Ως εκ τούτου, οι πελάτες του πελατολογίου και οι παραγγελίες τους, δεν ήταν συνδεμένες με το λογισμικό λογιστηρίου άρα έπρεπε να γραφούν δύο φορές. Επίσης έπρεπε ξεχωριστά να ενημερώνεται η αποθήκη με αποτέλεσμα αρκετές φορές οι τρεις βάσεις να μη συμφωνούν μεταξύ τους και να υπάρχουν διαφορές, ελλείμματα και περισσεύματα στα προϊόντα. Η διακίνηση όλης αυτής της ενημέρωσης μεταξύ των τμημάτων γινόταν χειρόγραφα και τα λάθη ήταν συχνά και πολλά. Η επιχείρηση είχε έναν υπάλληλο για το πρόγραμμα λογιστικής και έναν λογιστή εξωτερικό συνεργάτη ο οποίος όμως δούλευε το δικό του πρόγραμμα στο γραφείο του και πολλές φορές απλά έπαιρνε τις καταστάσεις και τα ξαναπερνούσε όλα τα στοιχεία μόνος του, με αποτέλεσμα το κόστος διατήρησης λογιστή κάποιες περιόδους να αυξάνεται πολύ και η πιθανότητα λάθους να είναι μεγάλη.
Με το πέρασμα του χρόνου, οι δουλειές πήγαν καλά, η επιχείρηση μεγάλωσε και αναπτύχθηκε. Άνοιξε ακόμη δύο υποκαταστήματα στην Κεντρική Μακεδονία, το ένα πολύ κεντρικά στη Θεσσαλονίκη, στην οδό Τσιμισκή και το άλλο σε μια κοντινή επαρχιακή αλλά σχετικά μεγάλη πόλη η οποία διαθέτει και αρκετά υποκαταστήματα μεγάλων πολυεθνικών εταιριών, τη Βέροια. Υπήρξε και ένα ηλεκτρονικό κατάστημα το οποίο πωλούσε διαδικτυακά τα προϊόντα. Επίσης η εταιρία απόκτησε και φορτηγά τα οποία μετέφεραν τα προϊόντα αυτά και τις παραγγελίες. Χρειάστηκε να προσλάβει και άλλους υπαλλήλους και η μισθοδοσία μεγάλωσε και δυσκόλεψε, άρα έπρεπε να δημιουργηθεί και ένα εσωτερικό λογιστήριο με μόνιμους υπαλλήλους. Όπως είναι προφανές υπήρχε πλέον ανάγκη για απόκτηση κατάλληλου λογισμικού ώστε η επιχείρηση να εξυπηρετήσει τις πληροφοριακές ανάγκες της με ενιαίο τρόπο και δομή κάνοντας χρήση συνεργαζόμενων λογισμικών που συνήθως βασίζονται σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων. Οι τελευταίες διασυνδέονται μεταξύ τους με κανόνες και σχέδιο και αποτρέπουν την ύπαρξη κοινών και περιττών εγγραφών (πληροφοριακός πλεονασμός). Έτσι η συγκεκριμένη επιχείρηση αναζήτησε νέες λύσεις, που θα προήγαγαν τη δημιουργία Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Πόρων Επιχείρησης (Enterprise Resource Planning (ERP) Systems). Έτσι λοιπόν και κάνοντας μια έρευνα αγοράς κατέληξε σε ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, που διαθέτει διάφορα υποσυστήματα για την εξυπηρέτηση των διαφόρων επιχειρησιακών λειτουργιών παρέχοντας συνάμα κοινή και ενιαία πρόσβαση και διαχείριση δεδομένων από όλα τα επί μέρους τμήματα της επιχείρησης αλλά και τα υποκαταστήματα της.
Τώρα τα τρία υποκαταστήματα δουλεύουν επάνω στο ίδιο λογισμικό με κοινή διεπαφή χρήστη (interface) το οποίο επιτρέπει να εκπαιδευτούν μόνο μια φορά οι υπάλληλοι στη χρήση του και να μπορούν να μετακινηθούν σε όποιο κατάστημα υπάρχει ανάγκη. Επίσης η εκπαίδευσή τους γίνεται σε ένα σημείο, γεγονός το οποίο μειώνει το κόστος.
Στο υποσύστημα διαχείρισης αποθήκης που έχουν άμεση πρόσβαση όλα τα υποκαταστήματα είναι πλέον κοινό και ανά πάσα στιγμή μπορεί ο κάθε υπάλληλος να βλέπει κάποιο προϊόν, αν και σε ποιο κατάστημα είναι διαθέσιμο. Από την πλευρά της διαχείρισης δεδομένων η αποθήκη λογίζεται ως μια και ενιαία παρόλο που μπορεί να υπάρχουν διάσπαρτοι αποθηκευτικοί χώροι σε κάθε υποκατάστημα (χωροταξική άποψη). Για παράδειγμα πάει ένας πελάτης και ζητά έναν φορητό υπολογιστή (laptop) στο υποκατάστημα της Βέροιας. Ο υπάλληλος διαπιστώνει ότι η συγκεκριμένη συσκευή υπάρχει στο υποκατάστημα της Καλαμαριάς, την δεσμεύει και ζητά να του αποσταλεί.
Το τμήμα μεταφορών της επιχείρησης ενημερώνεται αυτόματα από τη στιγμή που κλείνει η παραγγελία και χωρίς να παρέμβει κάποιος άλλος υπάλληλος. Απλά μέσω του υποσυστήματος εφοδιαστικής αλυσίδας (το οποίο είναι μέρος του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος) βλέπει ότι έγινε η παραγγελία, βλέπει από πού πρέπει να το πάρει και που πρέπει να το πάει. Το υποσύστημα είναι ενημερωμένο με την πολιτική της επιχείρησης σχετικά με το χρονοδιάγραμμα παράδοσης και καθορίζει ακριβώς τις ώρες και τις διαδρομές παράδοσης.
Παρόμοια διαδικασία ακολουθείται και στην περίπτωση της διαδικτυακής παραγγελίας από πελάτη ο οποίος παρήγγειλε μέσω του ηλεκτρονικού καταστήματος. Κατά τον ίδιο τρόπο ενημερώνεται η μεταφορική και κανονίζει την παράδοση. Συνήθως ο διαδικτυακός πελάτης μπορεί να παρακολουθήσει και την πορεία της παραγγελίας του, αφού το ολοκληρωμένο σύστημα μέσω του διαθέσιμου γεωγραφικού συστήματος πληροφοριακού (GIS) του μπορεί να προσφέρει και γεωγραφικές πληροφορίες ώστε ο πελάτης να γνωρίζει ακριβώς πού βρίσκεται το προϊόν που παράγγειλε (σύστημα παρακολούθησης ίχνους - tracking system).
Το υποσύστημα διαχείρισης αποθήκης εταιρίας ενημερώνεται επίσης αυτόματα για τη μετακίνηση και την πώληση των προϊόντων και αυτόματα ενημερώνεται και το υποσύστημα διαχείρισης προμηθειών της εταιρίας. Αμφότερα αποτελούν συστατικά μέρη (υποσυστήματα) του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος της επιχείρησης. Οι υπάλληλοι των αντίστοιχων τμημάτων μέσω των προαναφερόμενων υποσυστημάτων παρακολουθούν τις πωλήσεις και ενημερώνουν τους προμηθευτές (για την αναπλήρωση των πωληθέντων ειδών) και ταυτόχρονα το λογιστήριο.
Επιπλέον, τη στιγμή πραγματοποίησης της πώλησης ενημερώνεται αυτόματα το λογιστήριο (υποσύστημα λογιστικής διαχείρισης) για τις κινήσεις των προϊόντων και κόβονται τα νόμιμα παραστατικά που θα συνοδεύουν το προϊόν. Επιπλέον γίνεται αυτόματα ο υπολογισμός του ΦΠΑ και αποδίδεται στο δημόσιο μέσω της τράπεζας η οποία έχει λογισμικό διασύνδεσης των υπηρεσιών της με το ολοκληρωμένο σύστημα ώστε να μη χρειάζεται κάποιος υπάλληλος να πηγαίνει στην τράπεζα και να χάνονται πολύτιμες εργατοώρες. Παρομοίως εκτελείται η μισθοδοσία στο τέλος του μήνα. Η επιχείρηση μεταβιβάζει αυτόματα στην τράπεζα το ποσό της μισθοδοσίας από το λογαριασμό της και η τράπεζα στη συνέχεια το πιστώνει στους λογαριασμούς των εργαζομένων της επιχείρησης. Για την πραγματοποίηση αυτών των τραπεζικών συναλλαγών ενημερώνεται αυτόματα το ολοκληρωμένο σύστημα της επιχείρησης, από όπου ενημερώνεται και το λογιστήριο αυτής.
Το ERP που χρησιμοποιεί η επιχείρηση είναι σχετικά σύγχρονο και διαθέτει κάποιες επιπλέον λειτουργίες. Πολύ σημαντική είναι η λειτουργία που παρακολουθεί τις τιμές της αγοράς και συγκρίνει τιμές από 4-5 προμηθευτές οι οποίοι βρίσκονται στην Άπω Ανατολή και έτσι μπορεί και βρίσκει τις καλύτερες τιμές στα διάφορα τμήματα του υπολογιστή, σε laptops, tablets, εκτυπωτές, αναλώσιμα κλπ.
Εκτός των παραπάνω το υποσύστημα Διαχείρισης Γνώσης εκτελεί σε μηνιαία βάση έναν πολύ εξελιγμένο αλγόριθμο εσωτερικού ελέγχου και αποτίμησης απόδοσης παράγοντας αναφορές σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου μεταξύ των διαφόρων τμημάτων, τη λειτουργικότητα των τμημάτων, για τις ελλείψεις σε προσωπικό κ.ά. με τις οποίες οι διευθύνοντες της επιχείρησης μπορούν να εντοπίσουν σημεία της επιχείρησης τα οποία υπολειτουργούν και εμποδίζουν κάποια τμήματα να λειτουργήσουν πιο γρήγορα. Το ίδιο πληροφοριακό υποσύστημα προσφέρει προτάσεις για μετακίνηση, πρόσληψη και εκπαίδευση του προσωπικού αλληλεπιδρώντας με το υποσύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού.
Όπως γίνεται αντιληπτό, από το παράδειγμα, το όφελος της επιχείρησης από τη χρήση ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, όπως τα ERP, είναι η μείωση του κόστους λειτουργίας, η βελτιστοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η εξοικονόμηση πόρων και τέλος η αύξηση της παραγωγικότητας και της κερδοφορίας της. Συμπερασματικά, η ύπαρξη ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, διευκολύνει μια επιχείρηση στο να λειτουργήσει με όσο το δυνατό λιγότερα λάθη, να αποφεύγεται η ταλαιπωρία και τα πιθανά πρόστιμα, ενώ η εξυπηρέτηση των πελατών της γίνεται πιο σωστά, πιο άμεσα και πιο γρήγορα (για περισσότερα παραδείγματα ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων βλ. Οδηγός Συστημάτων Ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού, Επιμελητήριο Χανίων)
🏦📄Τράπεζα Θεμάτων 🏦📄
ΘΕΜΑ Β 🔗 • ΘΕΜΑ Δ 🔗